Agence Immobilière IR — En vigueur le 26 janvier 2026
Qui nous sommes
Agence Immobilière IR (ci-après « l’AGENCE ») est une agence immobilière titulaire d’un permis délivré par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (l’OACIQ). Elle est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (la « Loi »), à la Loi sur le courtage immobilier et à ses règlements.
La présente politique s’applique à l’AGENCE, aux courtiers qui lui sont rattachés, aux membres de son personnel ainsi qu’à toute personne agissant pour son compte. Elle encadre la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.
Ce qu’est un renseignement personnel
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Un écrit, une image, une vidéo et un enregistrement sonore peuvent contenir des renseignements personnels.
Renseignement personnel sensible
Un renseignement personnel est sensible lorsqu’il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, en raison de sa nature ou du contexte de son utilisation ou de sa communication. Dans le cadre du courtage immobilier, sont notamment sensibles le numéro d’assurance sociale, les renseignements figurant sur une pièce d’identité, les renseignements bancaires et financiers, les documents fiscaux, les rapports de crédit et tout renseignement de nature médicale. La Loi exige un consentement exprès pour l’utilisation et la communication d’un renseignement personnel sensible.
L’AGENCE classe les renseignements qu’elle détient selon leur niveau de sensibilité — public, interne, confidentiel et très sensible — et applique à chacun les mesures de sécurité, les droits d’accès et les modalités de destruction correspondants.
Le niveau de protection suit le renseignement et non le document qui le contient : une note interne, un rapport de gestion ou une procédure administrative qui contient un renseignement sensible bénéficie de la protection applicable à ce renseignement.
Le caractère public d’un renseignement n’autorise pas sa réutilisation à toute fin. Un renseignement accessible dans un registre public demeure protégé par la Loi lorsqu’il est combiné à d’autres renseignements ou utilisé à une fin autre que celle pour laquelle il a été rendu public.
Les renseignements que nous recueillons
L’AGENCE ne recueille que les renseignements nécessaires aux fins déterminées avant la collecte, notamment :
• le nom, l’adresse, les coordonnées téléphoniques et électroniques;
• la date de naissance et les renseignements figurant sur une pièce d’identité, aux fins de la vérification d’identité exigée par la réglementation du courtage immobilier;
• l’état matrimonial et le régime matrimonial, lorsque requis pour établir la capacité de contracter ou les droits sur l’immeuble;
• les renseignements relatifs à l’immeuble, à son occupation et, le cas échéant, à sa location;
• les renseignements financiers (préautorisation hypothécaire, conditions de financement, capacité d’emprunt), lorsque requis pour la présentation ou l’évaluation d’une promesse d’achat ou pour le financement de la transaction;
• les intentions relatives à une promesse d’achat, à un prix ou à un montant d’emprunt;
• les procurations et mandats.
Le numéro d’assurance sociale n’est recueilli que lorsqu’une loi l’exige ou qu’il est indispensable à une fin déterminée, notamment aux fins fiscales applicables à la disposition d’un immeuble par un non-résident. Il n’est jamais exigé à titre de pièce d’identité générale.
L’AGENCE peut aussi recueillir des renseignements personnels verbalement lors de correspondances avec les personnes impliquées dans une transaction, ou par le biais de documents soumis dans le cadre d’une transaction immobilière (pièces d’identité, documents financiers, procurations).
Pourquoi nous les recueillons
Les renseignements personnels sont recueillis aux fins suivantes :
• la conclusion et l’exécution d’un contrat de courtage, d’une promesse d’achat ou de tout autre contrat lié à une transaction immobilière;
• la vérification d’identité et le respect des obligations réglementaires applicables au courtage immobilier;
• la tenue des dossiers et des registres exigés par la réglementation;
• la surveillance de la pratique professionnelle par l’OACIQ et la défense de l’AGENCE en cas de réclamation;
• la gestion de la relation client et le service après-transaction;
• lorsque la personne y a expressément consenti, l’envoi de communications commerciales et de l’infolettre de l’AGENCE.
Au moment de la collecte, l’AGENCE informe la personne concernée :
• des fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis;
• des moyens utilisés pour les recueillir;
• de son droit de retirer son consentement;
• de ses droits d’accès et de rectification;
• des catégories de personnes qui auront accès aux renseignements au sein de l’AGENCE;
• des noms ou des catégories de tiers à qui les renseignements pourraient être communiqués;
• de la possibilité que les renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec.
Sur demande, l’AGENCE informe également la personne concernée de la durée de conservation des renseignements et lui transmet les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.
Votre consentement
L’AGENCE collecte, utilise et communique un renseignement personnel avec le consentement de la personne concernée. Pour être valide, ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. La personne qui consent à fournir ses renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication aux seules fins qui lui ont été portées à sa connaissance lors de la collecte et qui sont nécessaires à leur réalisation.
Le consentement est demandé à chacune des fins visées, en termes simples et clairs. Lorsque la demande est faite par écrit, elle est présentée distinctement de toute autre information communiquée à la personne concernée. Le consentement n’est valide que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.
Sur demande, l’AGENCE prête assistance à la personne concernée pour l’aider à comprendre la portée du consentement demandé.
Le refus de consentir à une fin facultative, notamment l’envoi de communications commerciales ou de l’infolettre, n’a aucune conséquence sur les services offerts par l’AGENCE ni sur les conditions du contrat.
Le consentement à l’utilisation ou à la communication d’un renseignement personnel sensible doit être exprès. Le consentement d’un mineur de moins de 14 ans est donné par le titulaire de l’autorité parentale ou par le tuteur.
L’AGENCE conserve une preuve du consentement obtenu : formulaire signé, échange écrit ou note datée versée au dossier.
Retirer votre consentement
Toute personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels par l’AGENCE. Dans ce cas, si la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat, l’AGENCE pourrait ne pas être en mesure d’acquiescer à une demande de service.
Le retrait du consentement ne met pas fin aux obligations de conservation auxquelles l’AGENCE est tenue par la Loi et par la réglementation du courtage immobilier. Les renseignements visés sont alors conservés jusqu’à l’expiration du délai applicable, sans être utilisés à d’autres fins, puis détruits.
Communications commerciales et infolettre
Les renseignements recueillis aux fins d’une transaction immobilière ne peuvent être utilisés pour l’envoi de communications commerciales sans le consentement exprès et préalable de la personne concernée.
Les renseignements transmis au moyen des formulaires du site Internet de l’AGENCE, notamment le formulaire d’évaluation gratuite et l’inscription à l’infolettre, ne sont utilisés qu’aux fins indiquées au moment de leur transmission.
Toute communication commerciale électronique comporte un mécanisme de désabonnement fonctionnel. Les demandes de désabonnement ou de cessation des communications sont traitées sans délai et consignées.
Utilisation et communication de vos renseignements
Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, ils peuvent être utilisés à d’autres fins, par exemple pour détecter et prévenir une fraude ou pour fournir un service à la personne concernée.
L’AGENCE peut être tenue de communiquer des renseignements personnels à des tiers, par exemple aux fournisseurs, aux cocontractants, aux sous-traitants, aux mandataires, aux assureurs (comme le Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec, le FARCIQ), aux professionnels, à d’autres régulateurs, ou à l’extérieur du Québec.
L’AGENCE peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un tiers si cette communication est nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service ou d’entreprise. Dans ce cas, l’AGENCE établit un mandat ou un contrat écrit indiquant les mesures que le mandataire doit prendre pour assurer la protection des renseignements qui lui sont confiés, pour que ceux-ci ne soient utilisés que dans l’exercice du mandat et qu’ils soient détruits après sa fin.
Communication à l’extérieur du Québec
Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, l’AGENCE procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée tenant compte de la sensibilité des renseignements, de la finalité de leur utilisation, des mesures de protection dont ils bénéficieront et du régime juridique applicable dans l’État de destination.
La communication n’a lieu que si cette évaluation démontre que les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus. Elle fait l’objet d’une entente écrite prévoyant les mesures de protection convenues, et cette entente est conservée par l’AGENCE.
Nos fournisseurs
Dans le cadre de ses activités, l’AGENCE utilise divers fournisseurs technologiques ou infonuagiques pour la gestion de ses dossiers, de ses communications et de ses opérations administratives. Avant toute communication de renseignements personnels à un fournisseur, l’AGENCE s’assure que des mesures contractuelles et de sécurité adéquates sont en place.
Tout fournisseur ou mandataire ayant accès à des renseignements personnels détenus par l’AGENCE est lié par un mandat ou un contrat écrit qui l’oblige à ne les utiliser que dans l’exercice de ce mandat, à les protéger, à les détruire à la fin du mandat, à aviser sans délai le responsable de la protection des renseignements personnels de toute violation ou tentative de violation des obligations relatives à la confidentialité, à lui permettre d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité, et à collaborer à la gestion de tout incident.
Témoins de connexion (cookies)
Le site Internet de l’AGENCE utilise des témoins de connexion (« cookies ») et des technologies de mesure d’audience, regroupés en quatre catégories : nécessaires, préférences, statistiques et marketing.
Les témoins nécessaires au fonctionnement du site sont actifs en tout temps. Les témoins de statistiques et de marketing, de même que toute fonction de profilage, d’identification ou de géolocalisation, sont désactivés par défaut et ne sont activés qu’après le consentement du visiteur, exprimé au moyen du bandeau de consentement affiché lors de sa première visite.
Le visiteur peut consulter le détail des témoins utilisés, modifier ses choix ou retirer son consentement en tout temps au moyen du panneau « Gérer le consentement » accessible sur le site.
Décisions automatisées
Lorsqu’une décision concernant une personne est fondée exclusivement sur un traitement automatisé de ses renseignements personnels, l’AGENCE l’en informe au plus tard au moment de la décision et lui donne l’occasion de présenter ses observations à un membre du personnel en mesure de réviser la décision. Sur demande, l’AGENCE lui communique les renseignements utilisés pour rendre la décision, les principaux facteurs ayant mené à celle-ci et son droit de faire rectifier ces renseignements.
Les outils technologiques utilisés par l’AGENCE servent à assister ses courtiers et son personnel. Ils ne rendent aucune décision produisant un effet juridique à l’égard d’une personne sans intervention humaine.
Comment nous protégeons vos renseignements
L’AGENCE est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient dans le cadre de l’exercice des activités du courtage immobilier. Elle applique une approche de gouvernance fondée sur les principes de responsabilité, de transparence, de limitation de la collecte, de minimisation des accès et de sécurité des renseignements personnels, et révise périodiquement ses politiques, ses pratiques et ses mesures de sécurité.
L’AGENCE met en œuvre des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements personnels qu’elle détient :
• Mesures technologiques : authentification multifactorielle lorsque disponible, mots de passe robustes, contrôle des accès selon les fonctions, sauvegardes régulières, logiciels de sécurité et mises à jour.
• Mesures physiques : contrôle de l’accès aux bureaux, classement sécurisé des dossiers, déchiquetage des documents confidentiels.
• Mesures administratives : formation du personnel, engagements de confidentialité, révision périodique des accès.
L’accès aux renseignements personnels est accordé selon le principe du besoin de connaître : les droits d’accès sont limités aux personnes dont les fonctions nécessitent l’utilisation des renseignements concernés, ils sont révisés périodiquement et retirés sans délai lors du départ d’un employé, d’un courtier ou d’un fournisseur.
L’AGENCE offre périodiquement de la formation et de la sensibilisation à ses employés, courtiers et collaborateurs sur la protection des renseignements personnels, la cybersécurité, la gestion des incidents de confidentialité et les bonnes pratiques de conservation et de destruction des documents. Elle réalise une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout nouveau système ou toute nouvelle plateforme impliquant des renseignements personnels, tout fournisseur y ayant accès, toute communication à l’extérieur du Québec et toute modification importante de ses pratiques.
Les politiques et directives internes qui mettent en œuvre la présente politique — notamment celles portant sur la sécurité de l’information, le travail à distance, la gestion des accès et les obligations des courtiers rattachés — sont disponibles sur demande auprès du responsable de la protection des renseignements personnels.
Combien de temps nous les conservons
Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies, l’AGENCE doit les détruire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la Loi. À cet égard, ses obligations professionnelles l’obligent à conserver ses dossiers pendant au moins six (6) ans suivant leur fermeture définitive.
Les renseignements personnels sont détruits de manière sécuritaire lorsque les délais de conservation applicables sont expirés.
L’AGENCE ne procède pas à l’anonymisation de renseignements personnels. Si elle devait y recourir, le processus serait mené conformément au Règlement sur l’anonymisation des renseignements personnels, sous la supervision d’une personne compétente en la matière et après les analyses du risque de réidentification qu’il exige.
L’AGENCE applique les délais de conservation suivants :
• dossier de courtage, registres et documents de vérification d’identité : six (6) ans suivant la fermeture définitive du dossier, conformément à la réglementation du courtage immobilier (délai minimal);
• renseignements d’une personne ayant communiqué avec l’AGENCE sans qu’un contrat n’en découle : trois (3) ans suivant le dernier contact, ou dès le retrait du consentement;
• dossiers des employés et des courtiers rattachés : six (6) ans suivant la fin du lien d’emploi ou du rattachement;
• candidatures non retenues : un (1) an suivant leur réception;
• registre des incidents de confidentialité : cinq (5) ans suivant la date où l’AGENCE prend connaissance de l’incident.
Sous réserve du délai minimal de six (6) ans prévu par la réglementation du courtage immobilier, ces délais constituent des durées maximales : les renseignements sont détruits dès que les fins pour lesquelles ils ont été recueillis sont accomplies.
En cas d’incident de confidentialité
Est un incident de confidentialité l’accès, l’utilisation ou la communication d’un renseignement personnel non autorisés par la Loi, la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à sa protection.
L’AGENCE a mis en place un protocole de gestion des incidents de confidentialité qui prévoit les actions concrètes à poser à chacune des étapes, incluant les mesures à prendre pour assurer la sécurité des données.
Lorsqu’un incident survient, l’AGENCE prend sans délai les mesures raisonnables pour diminuer le risque qu’un préjudice soit causé et pour éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
Si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, l’AGENCE en avise avec diligence la Commission d’accès à l’information ainsi que toute personne dont un renseignement personnel est concerné. Elle peut également aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer le risque.
L’AGENCE tient un registre de tous les incidents de confidentialité, conformément à la Loi. Ce registre est conservé pour une période minimale de cinq (5) ans suivant la date ou la période où l’AGENCE prend connaissance de l’incident.
Vos droits
Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant détenus par l’AGENCE. Elle peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels; ce retrait est consigné par écrit.
Une personne peut demander de corriger, dans un dossier qui la concerne, des renseignements personnels qu’elle estime inexacts, incomplets ou équivoques.
Une personne peut également demander la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel, la désindexation d’un hyperlien qui y donne accès ou sa réindexation, lorsque les conditions prévues par la Loi sont réunies.
Depuis le 22 septembre 2024, une personne peut aussi demander que les renseignements personnels informatisés qu’elle a fournis à l’AGENCE lui soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou qu’ils soient communiqués à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement, qu’elle désigne, à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses. Ce droit à la portabilité ne vise pas les renseignements créés ou inférés par l’AGENCE.
Une demande d’accès ou de rectification doit être faite par écrit par une personne justifiant de son identité à titre de personne concernée ou, le cas échéant, de la qualité qui lui permet d’agir en vertu de la Loi. L’AGENCE vérifie l’identité du demandeur et, s’il y a lieu, son pouvoir de représentation, avant de donner suite à la demande.
L’AGENCE prête assistance à toute personne qui le requiert pour l’aider à comprendre un renseignement la concernant. Des mesures d’accommodement raisonnables sont prises, sur demande, pour permettre à une personne handicapée d’exercer ses droits d’accès et de rectification.
L’AGENCE répond par écrit à toute demande d’accès, de rectification, de portabilité ou de désindexation dans les trente (30) jours de sa réception. Le traitement de ces demandes est gratuit. Tout refus est motivé, indique la disposition de la Loi sur laquelle il se fonde et informe la personne de son droit de demander la révision de la décision à la Commission d’accès à l’information dans les trente (30) jours de la réception de la réponse ou de l’expiration du délai.
Porter plainte
Une personne qui se considère lésée peut formuler une plainte relativement au traitement de ses renseignements personnels par l’AGENCE. Cette plainte sera traitée avec diligence dans un délai maximal de trente (30) jours par le responsable de la protection des renseignements personnels et une réponse écrite lui sera adressée.
Le processus de traitement d’une plainte est le suivant :
1. Réception de la plainte;
2. Analyse du dossier;
3. Enquête interne au besoin;
4. Réponse écrite du responsable;
5. Mise en place des correctifs requis lorsque nécessaire.
Une personne insatisfaite du traitement de sa plainte peut s’adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.
Nous joindre
Pour exercer vos droits d’accès, de rectification, de retrait, de portabilité ou de désindexation, ou pour soumettre une plainte relativement au traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :
Alexandre Boisvert
Propriétaire d’agence et responsable de la protection des renseignements personnels
Agence Immobilière IR
151, rue Wellington Nord, Sherbrooke (Québec) J1H 5B9
Courriel : aboisvert@groupeir.ca
Téléphone : 819-481-0551
Entrée en vigueur et révision
La présente politique entre en vigueur le 26 janvier 2026 et remplace toute version antérieure.
Elle est révisée au moins une fois l’an par le responsable de la protection des renseignements personnels, ainsi qu’à l’occasion de toute modification législative ou réglementaire pertinente ou de tout changement important aux pratiques de gestion de l’AGENCE.